excel

4 Kekurangan Excel untuk Pencatatan Data Fixed Asset

Excel menjadi salah satu aplikasi atau software yang dapat dipergunakan untuk penyimpanan data. Mulai dari data siapa saja yang memiliki profesi untuk videografi di perusahaan, hingga untuk penyimpanan data fixed asset.

Data fixed asset ini sendiri adalah data mengenai benda yang dianggap sebagai harta atau sumber daya milik Perusahaan. Jadi, nilai ekonomi dari aset tersebut bisa diukur dan mempunyai manfaat yang panjang minimal 1 tahun dan dipergunakan untuk operasional perusahaan.

Sayangnya, pencatatan data tersebut dengan menggunakan excel ada kekurangannya. Beberapa kekurangan excel untuk pencatatan data fixed asset yaitu:

  1.   Manual Entry

Dengan menggunakan excel berarti Anda harus memasukkan data secara manual. Jika data yang dimasukkan tersebut jumlahnya sedikit, tidak akan menjadi masalah. Namun, jika data yang dimasukkan cukup banyak, tentunya Anda akan kesulitan. Apalagi jika ada perubahan data, maka Anda harus mencari dan mengubahnya secara manual.

Pengerjaan secara manual ini tidak hanya butuh ketelitian namun juga waktu yang banyak. jika Anda tidak bisa mengatur waktu dengan baik, pencatatan data ini justru akan membuat produktivitas Anda menurun.

  1.   Resiko Typo dan Data yang Hilang

Karena penulisan atau penginputan data di Excel yang dilakukan secara manual, membuat resiko typo dana data hilang menjadi lebih besar. Jika Anda menggunakan spreadsheet, jika data hilang bisa di restore sesuai perubahan terakhir. Namun jika menggunakan excel dan aplikasi tersebut ditutup, maka Anda tidak bisa melakukan restore. Sekali data hilang, maka akan hilang dan Anda harus menginput ulang.

Jika tidak ingin typo apalagi pada data fixed asset, maka Anda harus lebih cermat dan teliti untuk memastikan data tersebut benar. Terutama jika data tersebut memiliki update yang berkala.

  1.   Tidak ada Notifikasi

Notifikasi atau pemberitahuan yang dimaksud disini berkaitan dengan kerusakan asset, misalnya mesin. Jika software untuk pencatatan data yang dipergunakan memiliki notifikasi berdasarkan pada kondisi mesin sesuai dengan yang dimasukkan oleh operator, maka kerusakan mesin lebih parah bisa diantisipasi.

data fixed asset
data fixed asset. [ic: IMGBIN.com,
Sedangkan jika menggunakan excel, Anda tidak akan bisa mendapatkan pemberitahuan. Ini karena excel hanya bisa dipergunakan untuk pencatatan data dan tidak ada fitur notifikasi. Jadi, jika pun ada kerusakan, maka harus ada pemberitahuan secara langsung. Misalnya Dari operatornya.

  1.   Susah Dipergunakan Bersama

Berbeda dengan spreadsheet yang memungkinkan Anda menggunakannya secara bersama-sama, asalkan ada internet. Jika Anda menggunakan excel, maka hanya ada 1 orang yang bisa mengedit. Jika orang kedua hendak mengedit atau menambahkan data, maka harus menunggu orang pertama selesai. Hal tersebut justru akan membuang waktu apalagi jika ada banyak data yang harus di update.

Dengan kekurangan excel untuk pencatatan data seperti data fixed asset tersebut, bisa menjadi pertimbangan Anda. Apakah tetap akan menggunakan excel atau menggunakan program yang lainnya.